L’attività di formatore informatico mi porta spesso a fare lezione all’interno di piccole e medie imprese italiane. Qui ho avuto modo di osservare che, il più delle volte, il sistema informatico aziendale rispecchia il modello tradizionale di rete locale dove ogni dipendente usa il PC della sua postazione e si collega ad internet attraverso il server dell’azienda. Normalmente questo viene usato anche come “magazzino” comune di informazioni.
L’attività di ogni persona si svolge all’interno dell’orario di lavoro e la collaborazione con colleghi, clienti e fornitori avviene attraverso telefono, email e messaggistica istantanea. Per vedersi faccia a faccia si organizzano riunioni, che richiedono il coordinamento di tutti i partecipanti su orari, luoghi e modalità.
Questo modello è palesemente sorpassato se pensiamo solo alle potenzialità degli smartphone che gli stessi dipendenti e clienti hanno in tasca; probabilmente, a casa, hanno anche un portatile o un tablet e sono quindi abituati a svolgere molteplici attività online, in qualsiasi momento, comunicando e condividendo in modo agile e ormai quasi naturale.
Non è un caso se molte aziende permettono ai propri dipendenti di lavorare ovunque, con i propri dispositivi (politiche aziendali BYOD e Smart Working) e agli orari desiderati. I risultati sono sorprendenti: oltre ad abbassare i costi per gli spostamenti si riscontra che, soddisfacendo le esigenze degli stili di vita delle persone, queste tendano ad essere più produttive.
Attenzione, non sostengo che la mobilità sia lo standard che debba sostituire la presenza in azienda, ma che il modo di considerare l’ufficio possa passare da “luogo” di lavoro a “strumento” per raggiungere i risultati aziendali.
Le piccole e medie imprese, se vogliono restare competitive e avvalersi delle nuove potenzialità che ne derivano, devono adattare il proprio sistema informatico e le conseguenti attività a questo nuovo stile di vita e di lavoro: archiviazione sicura e sincronizzazione dei dati, accesso flessibile a file e applicazioni, condivisione dei documenti, collaborazione in tempo reale da qualsiasi dispositivo. In poche parole, passare al cloud computing, ossia spostare dati e applicazioni dai computer aziendali a quelli di un’altra azienda, il provider, utilizzandone hardware e software a noleggio, attraverso internet.
Per comprendere meglio le differenze tra sistema informatico tradizionale e cloud computing analizziamone le caratteristiche fondamentali.
Il sistema informatico tradizionale
Un sistema informatico tradizionale è composto da hardware, software e risorse umane a supporto: di conseguenza l’azienda deve affrontare alti costi iniziali per avvalersi di personale dedicato e acquistare le attrezzature, in special modo la sala server. Altre risorse vanno affrontate per una efficiente gestione dei guasti.
I dati sono accessibili sono all’interno della rete aziendale o dall’esterno con VPN, che non brillano per flessibilità ed efficienza.
La scalabilità è sempre un processo complesso e delicato.
La sicurezza e affidabilità delle informazioni è completamente a carico dell’azienda.
Il cloud computing
Con il cloud computing, come detto, si utilizza a noleggio l’hardware e il software di un’altra azienda attraverso internet. Ne consegue che non ci sono costi iniziale per l’infrastruttura, il personale e la sala server.
La gestione dei guasti è a carico del provider; i dati sono facilmente accessibili ovunque ci sia connessione internet.
La scalabilità è immediata e la sicurezza e l’affidabilità sono garantite dagli alti standard di qualità e dalle grandi risorse dei provider, grandi aziende IT come Microsoft e Google.
Le loro server farm risiedono in enormi data center distribuiti in varie parti del mondo: strutture con controlli d’accesso, personale dedicato, hardware potente e ridondato collegato a bande dati dedicate, ad altissima velocità.
Un cambio di mentalità
Il passaggio al cloud comporta un drastico cambiamento nelle dinamiche aziendali di comunicazione e condivisione di informazioni. Si raccomanda quindi un processo di migrazione a step con adeguata progettazione.
L’altro aspetto fondamentale riguarda la formazione dei dipendenti, che sarà mirata soprattutto a far capire la nuova “filosofia” di rete aziendale; in particolare si richiede un cambio di paradigma principale riguardo la condivisione dei documenti e la collaborazione su questi.
Tradizionalmente un dipendente invia file dal proprio computer a quello di un altro e in questo modo si creano più copie e più versioni dello stesso documento in computer diversi; inoltre non è possibile lavorare contemporaneamente sullo stesso file in più persone.
Quando si lavora in cloud, invece, un dipendente da il permesso di lettura e/o di modifica ad un altro utente, perché il file, appunto, è sul cloud; la “nuvola” aziendale che aleggia su tutti ed è sempre presente. Il file è unico, è sul server online e quindi si può collaborare in tempo reale e modificarlo contemporaneamente ad altri, tramite le app online ma anche i tradizionali programmi di Office, magari anche chattando o all’interno di una videoconferenza.
Le email non trasportano più documenti allegati ma comunicano le notifiche di condivisione di questi documenti in cloud. Le notifiche riguardano anche l’organizzazione di riunioni ed eventi ma anche di tutte le attività aziendali che riguardano il dipendente. La posta elettronica torna ad essere uno strumento di comunicazione e non di trasmissione file.
Cambiare punto di partenza
Un’altra conseguenza del passaggio al cloud (che è anche una grande opportunità per migliorare il lavoro di ogni singolo utente) è la possibilità di cambiare “il punto di partenza” del proprio lavoro quotidiano: normalmente si inizia a lavorare partendo dai file sul proprio computer o dalle app, e in particolare dal client di posta elettronica.
In cloud, invece, si rendono disponibili potentissimi strumenti come i calendari o i siti interni che si prestano benissimo ad essere la prima finestra da vedere e quella in cui tornare per avere un quadro generale delle proprie attività.
Le soluzioni cloud di Microsoft e Google
I principali cloud provider sono i giganti Microsoft e Google, che offrono le loro soluzioni chiamate, rispettivamente, Microsoft 365 e Workspace.
Questi sono piani di sottoscrizione, ossia “abbonamenti”, dal costo utente/mese di circa 10 euro.
In ogni caso, sia nella fase di formazione che poi in quella di adozione, è fondamentale “installare” un concetto importantissimo e fondamentale: le app in cloud vengono periodicamente aggiornate e, a seconda del piano di sottoscrizione, ne vengono anche aggiunte di nuove col passare del tempo.
Questo vuol dire, prima di tutto, che da un giorno all’altro si possono avere a disposizione nuove funzionalità e, appunto, anche nuove app, così come è possibile non trovare più pulsanti o altri elementi grafici che si era abituati a vedere in certe posizioni dello schermo. Possono anche cambiare le funzionalità, come ad esempio le modalità di condivisione dei documenti.
Da tutto ciò ne consegue che non bisogna assolutamente imparare meccanicamente delle procedure ma capire le funzionalità delle app sviluppando una mentalità adattiva all’ambiente grafico di lavoro.
Se stai pensando di far passare la tua azienda al cloud puoi contattarmi per assistenza e formazione nel processo di migrazione e adozione della tua soluzione preferita.
Ti potrebbero interessare anche:
- Microsoft Word 2019 – Corso completo dai fondamentali
- Microsoft Excel 2019 – Corso completo dai fondamentali
- Microsoft PowerPoint 2019 – Corso completo dai fondamentali
- Outlook desktop – Corso completo dai fondamentali
- Outlook sul Web – Corso completo dai fondamentali
- Microsoft OneDrive – Corso completo dai fondamentali
- Teams – Corso rapido
Nessun commento